Import Dokumen

Fitur Import Data Dokumen digunakan untuk memasukkan data dokumen secara masssal ke sistem menggunakan fie CSV. Dengan fitur ini, anda dapat menghemat waktu dibandingkan mengnput satu per satu.

Persyaratan File

• Format file wajib: CSV (Comma Separated Values)

• File dapat dibuat di Microsoft Excel / Google Sheets lalu disimpan sebagai CSV dengan pemisah titik koma (;).

• Kolom Code dan Status tidak perlu diisi – sistem akan mengisinya otomatis.

• Kolom Shelf dan Box wajib diisi dengan kode, bukan nama.

• Box harus sesuai dengan Shelf. Jika tidak sesuai, sistem akan menolak dengan pesan error.

Format Kolom CSV

639B

Document (document.document) (3).csv

Open

Kolom	Deskripsi	Contoh	Wajib Diisi
Code	Kode dokumen (kosongkan)	-	❌
Name	Judul atau nama dokumen	Non-Disclosure Agreement	✅
Warehouse	Nama gudang penyimpanan (sesuai yang ada di sistem)	Gudang Grogol	✅
Shelf	Kode shelf tempat dokumen disimpan	S-004	✅
Box	Kode box tempat dokumen disimpan (harus sesuai shelf)	B-007	✅
Lost Quantity	Jumlah dokumen hilang	0	Opsional
Damaged Quantity	Jumlah dokumen rusak	0	Opsional
Available Quantity	Jumlah dokumen tersedia	1	✅
Status	Status dokumen (kosongkan)	-	❌
Customer	Nama customer pemilik dokumen	Pelangi Global Logistic	✅

Catatan:

• Untuk mengetahui kode shelf dan kode box, cek di Konfigurasi → Shelf dan Konfigurasi → Box.

• Box hanya bisa digunakan pada shelf yang sesuai pada master data

Langkah - Langkah Import di Odoo :

1. Masuk ke Menu Import

   1. Buka modul Document Management

   2. Masuk ke menu Documents

   3. Klik icon gear ⚙ disamping kanan tulisan Document

   4. Pilih menu Import Documents

2. Upload File CSV

   1. Klik Upload File

   2. Pilih file CSV yang sudah disiapkkan

3. Pengaturan File Di panel kiri halaman import :

   1. Enconding : utf-8

   2. Separator : Semicolon (;)

   3. Text Delimiter : "

4. Mapping Field Setelah file diunggah, Odoo akan menampilkan kolom file 9kiri) dan field Odoo (kanan)

Contoh mapping yang benar:

File Column	Odoo Field
Code	(biarkan kosong)
Name	Name
Warehouse	Warehouse
Shelf	Shelf
Box	Box
Lost Quantity	Lost Quantity
Damaged Quantity	Damaged Quantity
Available Quantity	Quantity
Status	(biarkan kosong)
Customer	Customer

5. Validasi Data

• Klik tombol Test untuk memeriksa data.

• Jika muncul pesan:

  Box must belong to the selected shelf

  Artinya kode box yang diisi tidak sesuai dengan kode shelf. Periksa kembali data master shelf dan box.

6. Proses Import

1. Jika data sudah valid, klik Import.

2. Tunggu hingga muncul pesan Import successful.

3. Periksa daftar dokumen untuk memastikan semua data masuk dengan benar.